Regulile speciale stabilite pe durata stării de urgență pentru convocarea și desfășurarea adunărilor generale ale societăților rămân valabile și la această dată, chiar dacă starea de urgență a încetat la data de 14 mai 2020.  

Astfel, potrivit OUG nr. 62/2020 pentru adoptarea unor măsuri în domeniul societăților, în vederea desfășurării reuniunilor organelor statutare, se pot ține în continuare prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță, chiar dacă actul constitutiv nu prevede sau interzice:  

• adunările generale întrunite ulterior stării de urgența, dar care au fost convocate pe durata stării de urgență, precum și  
• adunările generale convocate și întrunite în primele 2 luni după încetarea stării de urgență. 

Reguli de convocare. OUG nr. 62/2020 permite noi modalitați de transmitere a convocării:  

• curier,  
• scrisoare transmisă pe cale electronică, la care este atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă (chiar daca actul constitutiv nu prevede sau interzice),  
• telefax  
• alte mijloace de comunicare la distanță care asigură transmiterea textului.  

Singura condiție pentru utilizarea acestor modalități este să fi fost comunicate în prealabil  coordonatele de contact corespunzatoare catre organul statutar competent să convoace adunarea generala (adresa poștală, adresa de poștă electronică, numărul de telefax ori alte coordonate la care asociatul/acționarul poate primi corespondența cu societatea).  

Se poate utiliza o combinație de modalități de convocare, în funcție de coordonatele de contact furnizate de fiecare asociat/actionar, nefiind obligatoriu ca toți asociații/acționarii să fie convocați prin aceeasi modalitate.  

Convocarea se va publica și pe pagina de internet a societății, dacă societatea deține o pagină proprie de internet și va fi transmisă și prin poșta electronică, dacă sunt cunoscute de către societate adresele acționarilor/asociaților.  

Informațiile și documentele vizând problemele înscrise pe ordinea de zi (de ex.:  situațiile financiare anuale, raportul anual al consiliului de administrație, raportul auditorilor financiari, propunerea cu privire la distribuirea de dividende, situația privind dividendele distribuite parțial în cursul anului financiar):  

• se publică pe pagina de internet a societății, dacă aceasta deține o pagină proprie de internet; 
• se transmit acționarilor/asociaților prin poșta electronică (in cazul în care societatea nu deține o pagină proprie de internet).  

• dacă nu este posibilă transmiterea prin poștă electronică, la cerere, copii ale acestor documente vor fi transmise acționarilor/asociaților prin poștă sau curier. 

Ținerea adunărilor generale prin corespondență. Votul va fi comunicat de asociați/acționari in timp util (astfel încât acesta să fie primit de societate până la data ținerii adunarii generale), în modalitățile indicate în convocator: 

• prin scrisoare recomandată,  
• servicii de poștă sau curier ori  
• prin scrisoare transmisă pe cale electronică, având încorporată, atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă.  

Nu mai sunt ținuți de obligația de a participa la adunarea generală directorii și membrii consiliului de administrație. 

Procesul-verbal al adunării va fi întocmit și semnat de președintele consiliului de administrație, împreună cu secretarul tehnic (daca presedintele a desemnat un astfel de secretar).  

Ținerea adunărilor generale prin mijloace electronice de comunicare la distanță. Nu orice mijloace electronice de comunicare la distanță pot fi utilizate pentru a tine o adunare generala. Acestea trebuie să îndeplinească anumite condiții tehnice prin care să se asigure: 

• compatibilitatea cu cele mai uzuale tehnologii fixe sau mobile de acces; 
• identificarea participanților și participarea efectivă a acestora la ședință; 
• transmisiunea continuă și în timp real a adunării generale, înregistrarea și arhivarea acesteia; 
• comunicarea bidirecțională în timp real, astfel încât acționarii/asociații să se poată adresa de la distanță adunării generale; 
• exprimarea votului în cursul adunării generale și înregistrarea acestuia; 
• verificarea ulterioară a modului în care s-a votat în adunare. 

Procesul-verbal al adunării va fi întocmit și semnat de președintele consiliului de administrație, împreună cu un secretar ales potrivit actului constitutiv ori, în lipsă, cu secretarul tehnic desemnat de președintele consiliului de administrație. 

Hotărârea adunării generale (care va cuprinde toate punctele de pe ordinea de zi aprobate în cadrul adunării generale) va fi întocmita și semnată de președintele consiliului de administrație (cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică extinsă). 

Ținerea ședințelor consiliului de administrație/supraveghere/directoratului. De asemenea, este în continuare posibilă participarea la reuniunile organelor colective de administrare, supraveghere și/sau ale directoratului, prin intermediul mijloacelor de comunicare directă la distanță, respectiv aceasta modalitate de participare mai este permisa pe o durată de 30 de zile după încetarea stării de urgență. 

Si in acest caz, mijloacele de comunicare directă la distanță trebuie să îndeplinească condițiile tehnice pentru identificarea participanților, participarea efectivă la reuniune a celor convocați si retransmiterea deliberărilor în mod continuu.  

Termenul de întrunire a adunării anuale a acționarilor (cel mult 5 luni de la încheierea exercițiului financiar) a fost prelungit până la 31 iulie 2020.