La data de 24 noiembrie 2021, un grup de parlamentari a înaintat spre aprobarea Parlamentului un proiect de lege privind protecția avertizorilor în interes public (“Proiectul de Lege“), care transpune Directiva UE nr. 2019/1937 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii (“Directiva“). Proiectul de Lege este disponibil aici (doar în limba română). 

Proiectul de Lege prevede că va deveni aplicabil începând cu 17 decembrie 2021, pentru a respecta termenul de transpunere prevăzut de Directiva.

Pe scurt, Proiectul de Lege impune companiilor din România să implementeze canale și proceduri de raportare a încălcărilor legii, precum și procesele necesare pentru gestionarea acestora, și să numească personal specializat pentru a gestiona rapoartele primite privind încălcări ale legii, intern sau prin externalizare, după cum urmează:

– Companiile cu 250 sau mai mulți angajați vor trebui să se conformeze cerințelor la 17 decembrie 2021 sau la scurt timp după această dată;  

– Companiile cu 50 până la 249 de angajați vor trebui să se conformeze cerințelor până la 1 ianuarie 2023;

– Anumite companii reglementate (de exemplu, furnizorii de servicii financiare, companiile cotate la bursă etc.) vor trebui să se conformeze standardelor din Proiectul de Lege indiferent de numărul de angajați;  

– Companiile cu mai puțin de 50 de angajați care nu se încadrează în categoriile reglementate sunt scutite de obligație, dar pot implementa voluntar canale și proceduri de raportare a încălcărilor legii conforme cu proiectul de lege.

Companiile cu 250 sau mai mulți angajați, inclusiv cele care au deja implementate politici și proceduri de raportare a încălcărilor legii, trebuie să întreprindă acțiuni imediate pentru a pune în aplicare cerințele Proiectului de Lege.

Neimplementarea canalelor interne și a procedurilor de raportare și neinstalarea unei persoane desemnate se sancționează, conform Proiectului de Lege, cu amenzi. Cuantumurile amenzilor stabilite prin Proiectul de Lege nu sunt deosebit de ridicate (de exemplu, neimplementarea canalelor de raportare este sancționată cu amendă de până la 25.000 RON, neimplementarea unei proceduri de raportare a încălcărilor legii este sancționată cu amendă de până la 30.000 RON, aplicarea de măsuri de represalii este sancționată cu amendă de până la 50.000 RON, etc.). Cu toate acestea, companiile pot lua în considerare beneficiile de a ține sub control raportările privind încălcările legii prin intermediul unor canale interne de raportare solide, precum și riscul de afectare a reputației în cazul publicității unei încălcări a legii raportate prin canale externe sau prin dezvăluirea în mass-media, sau despăgubirile individuale acordate avertizorilor prejudiciați, care ar putea fi semnificative. 

Agenția Națională de Integritate este autoritatea publică desemnată în scopurile Proiectului de Lege, fiind responsabilă, printre altele, de canalele de raportare externă.

Cine este vizat

Proiectul de Lege impune autorităților publice și companiilor cu cel puțin 50 de angajați sau companiilor care activează în anumite industrii și sectoare, cum ar fi serviciile financiare, indiferent de numărul de angajați, să implementeze canale de raportare și proceduri de raportare a încălcărilor legii pentru persoanele care doresc să raporteze încălcări ale cerințelor legale la standardele din Proiectul de Lege.

Cum funcționează raportarea privind încălcările legii (whistleblowing)

Persoanele care au legătură cu companii sau autorități publice într-un context profesional (de exemplu, în calitate de angajați, contractori, lucrători independenți, membri ai conducerii și ai consiliilor de administrație/ supraveghere, stagiari, voluntari, personal al partenerilor/ furnizorilor, candidați la un loc de muncă, etc.), denumite avertizori, pot raporta încălcări ale prevederilor legale, în general, care au avut loc sau care sunt susceptibile de a avea loc la aceste entități.

Avertizorii sunt protejați de legislație, cu condiția ca aceștia să aibă motive rezonabile să creadă că ceea ce raportează este adevărat la momentul raportării și ca raportarea să se facă în conformitate cu canalele de raportare disponibile. Nu există alte condiții pentru protecție, cum ar fi raportarea cu bună credință sau o cerință de interes public pentru efectuarea raportării.

Raportarea poate fi făcută prin utilizarea canalelor interne puse la dispoziție de entitate, precum și a canalelor externe deschise de Agenția Națională de Integritate sau prin dezvăluirea publică a încălcărilor. Nu există o cerință de admisibilitate a raportărilor prin canale externe ca raportarea să fie făcută mai întâi prin canalele interne. Canalele interne trebuie să fie puse la dispoziția atât a angajaților, cât și a potențialilor avertizori externi.

Notă de practică: companiile ar trebui să încurajeze raportarea internă prin instituirea unor sisteme solide de denunțare a încălcărilor pentru a avea posibilitatea de a gestiona intern raportarea potențial dăunătoare și de a preveni efectele negative care pot apărea în cazul raportării externe sau ca urmare a dezvăluirii publice a încălcărilor dispozițiilor legale de către companie sau de către personalul acesteia.

Proiectul de Lege extinde protecția legală la raportările anonime primite de companii.

Care este protecția pentru avertizori 

Proiectul de Lege stabilește mai multe măsuri de protecție pentru persoanele care raportează încălcări ale legilor aplicabile. Printre cele mai relevante se numără obligația de a asigura confidențialitatea raportărilor, exonerarea de răspundere a avertizorilor și interzicerea măsurilor de represalii, precum și protecția în cazul procedurilor disciplinare. Persoanele responsabile de măsurile de represalii împotriva avertizorilor vor răspunde în solidar cu compania pentru daune și pot fi supuse, de asemenea, unor amenzi.

Ce trebuie să facă companiile

Proiectul de Lege impune companiilor (1) să implementeze canale interne de raportare, (2) să implementeze proceduri de raportare a încălcărilor legii și (3) să numească personal specializat în gestionarea rapoartelor de avertizare (“persoana desemnată“). Companiile sunt obligate să consulte sindicatele sau reprezentanții angajaților în legătură cu punerea în aplicare a canalelor și procedurilor de raportare a încălcărilor legii.

Notă de practică: persoanele desemnate pot fi angajați ai companiilor, dedicați exclusiv gestionării rapoartelor de denunțare a neregulilor primite sau care ocupă și alte funcții în cadrul companiei, cu condiția să poată acționa fără conflicte de interese. De asemenea, companiile pot contracta serviciile unor terți furnizori de servicii specializate pentru a îndeplini atribuțiile persoanei desemnate. 

De asemenea, companiile vor întocmi și vor menține un registru de raportări, în care se vor înscrie toate rapoartele primite privind încălcări ale legii, și se vor asigura că rapoartele sunt păstrate pe o perioadă de 5 ani. Vor fi necesare cursuri de formare a personalului pentru a asigura înțelegerea cerințelor legale. De asemenea, pentru punerea în aplicare a proceselor de raportare a încălcărilor legii pot fi avute în vedere evaluări de impact (din perspectiva protecției datelor) pentru a evalua riscurile procesului.

Notă de practică: companiile trebuie să ia în considerare impactul procedurilor și proceselor de raportare a încălcărilor asupra documentației interne existente privind aspecte precum conformitatea generală, protecția datelor, controlul intern, etc. 

Fiecare companie membră a unui grup de societăți trebuie să implementeze propriile canale și proceduri de raportare a încălcărilor legii, conform Comisiei Europene. Cu toate acestea, anumite flexibilități pot fi puse în practică la nivel de grup.

Companiile care folosesc deja politici și procese de raportare de încălcări ale legii ar trebui să le revizuiască pentru a pune în aplicare cerințele din Proiectul de Lege, în special cele referitoare la sfera avertizorilor și la măsurile de protecție.  

Când trebuie îndeplinite cerințele

Proiectul de Lege urmează să intre în vigoare la 17 decembrie 2021.  

Companiile cu 250 sau mai mulți angajați vor fi obligate să implementeze canale și proceduri de raportare a încălcărilor legii, precum și să numească persoana desemnată pentru avertizări și să implementeze procesele aferente până la 17 decembrie 2021 sau în jurul acestei date. Având în vedere perioada scurtă până la 17 decembrie 2021, nu excludem ca în forma finală a legii să fie stabilită o perioadă mai lungă de conformare pentru aceste companii. 

Companiile cu 50 până la 249 de angajați vor trebui să se conformeze cerințelor legii până la 1 ianuarie 2023, conform Proiectului de Lege. 

***

Cele de mai sus nu reprezintă consultanță sau asistență juridică în legătură cu prevederile proiectului de lege privind denunțarea neregulilor din România. Pentru detalii suplimentare cu privire la cele de mai sus, vă rugăm să ne contactați la office@hmpartners.ro