La data de 1 februarie 2021, a intrat în vigoare Regulamentul nr. 4/2021 privind activitatea de control desfășurată de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, prin care se stabilește cadrul procedural privind activitatea de control desfășurată de către Autoritatea de Supraveghere Financiară (A.S.F.), precum și drepturile și obligațiile părților implicate în desfășurarea acesteia.

Prin intrarea în vigoare a Regulamentului nr. 4/2021 se abrogă Regulamentul nr. 11/2016 privind activitatea de control periodic și inopinat desfășurată de către Autoritatea de Supraveghere Financiară.

A.S.F. realizează supravegherea și controlul entităților reglementate și/sau supravegheate și ale operațiunilor desfășurate de acestea prin verificarea în permanență a activității acestora în procesul de monitorizare și supraveghere continuă, dar și prin derularea unor acțiuni de control periodic și inopinat.

Dintre măsurile și regulile adoptate prin Regulamentul mai sus indicat, indicăm următoarele:

Controlul periodic și inopinat

• Declanșarea controlului periodic sau inopinat se realizează doar în baza unei decizii de control semnate de către președintele A.S.F.
  
  
• În cazul controalelor periodice, tematica de control este axată pe elemente semnificative de conformitate și de risc aferente activității entității supuse controlului și este elaborată, pentru fiecare entitate controlată. În același timp, în cazul controlului inopinat, tematica de control este punctuală și are la bază rezultatele controlului permanent și/sau aspectele sesizate către A.S.F. de terțe părți cu privire la entitatea ce urmează a fi controlată.
  
  
• În ceea ce privește controlul periodic, entitatea controlată trebuie să fie notificată în scris, cu cel puțin 15 zile înainte de data stabilită pentru declanșarea unui control periodic. Notificarea poate fi transmisă prin e-mail, fax sau scrisoare cu confirmare de primire. Aceasta trebuie să cuprindă, printre altele, data de început și data de finalizare a acțiunii de control la sediul entității, perioada controlată, tematica aferentă, precum și solicitarea de date, informații ori alte documente.
  
  
• Controlul periodic poate fi amânat cu maxim 20 de zile lucrătoare la solicitarea entității controlate, cu motivarea justificată a unui caz de forță majoră sau a altor situații excepționale, de natură a o pune în imposibilitatea asigurării condițiilor necesare controlului.
  
  
• Controlul se poate desfășura și în afara programului de lucru al entității controlate, dar numai cu acordul prealabil în scris al reprezentantului legal al entității controlate.
  
  
• Echipa de control poate avea acces nu doar în sediul ori incinta în care entitatea controlată își desfășoară activitatea, dar și în spațiile unde se află documentele și sistemele informatice de evidență, stocare și prelucrare a datelor, inclusiv în sediile entităților cărora le-au fost externalizate o parte dintre activitățile specifice, în prezența unui reprezentant al entității controlate.
  
  
• În măsura în care, cu ocazia desfășurării controlului la sediul entității controlate, echipa de control constată situații de risc care impun adoptarea unor măsuri urgente din partea entității controlate, aceasta le va aduce la cunoștința conducerii entității, căreia îi va solicita asumarea deciziei luării unui set de măsuri, cu termenele aferente.
  
  
• Echipa de control poate colecta documentele selectate de la sediul entității controlate sau preluate prin mijloace electronice, în cazul controlului efectuat de la distanță, și va întocmi în acest sens un proces-verbal de ridicare documente, în două exemplare originale.

Etapa desfășurării acțiunii de control periodic la sediul entității se poate realiza și de la distanță:

• în situația în care, după începerea acțiunii de control, pe parcursul perioadei de desfășurare, echipa de control consideră necesară analiza/prelucrarea unor date și informații obținute de la entitatea controlată la sediul A.S.F.;
• în situații extraordinare care pun sau ar putea pune în pericol sănătatea sau condițiile normale de muncă, precum epidemiile, pandemiile, fenomenele naturale extreme, cutremurele, actele de terorism și alte situații care fac imposibilă derularea procedurii conform prevederilor prezentului capitol.

În aceste situații, Interacțiunea dintre entitatea controlată și echipa de control se realizează prin intermediul mijloacelor de comunicare electronic – teleconferință, videoconferință, e-mail, platforme electronice. În același timp, toate documentele emise pe parcursul controlului sunt semnate de părțile implicate cu semnătură electronică calificată sau olograf și fotocopiate/scanate în format PDF.

Entitatea controlată va trebui să dispună de infrastructura informatică și de mijloacele de comunicare necesare pentru a asigura derularea în bune condiții a activității de control, inclusiv de semnătură electronică calificată.

• Pe toată durata desfășurării controlului periodic sau inopinat, principalele aspecte identificate rezultate din documentele examinate și verificarea informațiilor, datelor și explicațiilor obținute de la entitatea controlată se consemnează de către echipa de control în procesul verbal de control până la data finalizării acțiunii de control menționată în decizia de control.
  
  
• Procesul-verbal de control se va transmite entității controlate în termen de maximum 3 zile lucrătoare de la finalizarea acțiunii de control, și reprezentanții entității controlate pot transmite eventuale obiecții în termen de maximum 7 zile lucrătoare de la data primirii acestuia.
  
  
• În urma primirii obiecțiilor, în termen de maximum 3 zile lucrătoare de la data primirii acestora,  va avea loc o ședință de conciliere între echipa de control și conducerea entității controlate la data, ora și locația stabilite de comun acord.
  
  
• În urma întâlnirilor dintre echipa de control și reprezentanții entității controlate, se va prezenta nota privind concluziile și propunerile cu privire la aspectele constatate în urma acțiunii de control, însoțită de procesul-verbal de control, obiecțiile entității controlate, dacă au fost transmise, și nota de conciliere, după caz, în baza cărora Consiliul A.S.F. poate dispune măsuri și/sau sancțiuni. Activitatea de control se finalizează ca urmare a hotărârii Consiliului A.S.F.

Controlul permanent

Controlul permanent are caracter continuu și se desfășoară în scopul verificării, analizării sau evaluării elementelor de conformitate și/sau de risc aferente activității desfășurate de către entități.

• Entitățile supravegheate au obligația să transmită sau să pună la dispoziția A.S.F. acte, documente corecte, complete și/sau informații reale în termenul stabilit, în forma și pe suportul solicitate.
  
  
• Entitatea supravegheată trebuie să dispună de infrastructura informatică și de mijloacele de comunicare necesare pentru a asigura derularea în bune condiții a activității de control permanent, inclusiv de semnătură electronică calificată.
  
  
• Constatările rezultate din exercitarea controlului permanent cu privire la încălcarea obligațiilor prevăzute în legislația aplicabilă de către entitățile controlate, persoanele din conducerea entităților controlate și/sau persoanele fizice sau juridice responsabile se consemnează în Raportul de control permanent și se aduc la cunoștință entității controlate și conducerii acesteia și/sau persoanelor responsabile prin intermediul acestuia.
  
  
• Entitatea controlată și/sau persoanele vizate pot transmite, inclusiv prin mijloace electronice, un punct de vedere, explicații, documente justificative sau obiecții cu privire la reținerile din Raportul de control permanent, în termen de maximum 7 zile de la primirea notificării, dacă legislația specifică aplicabilă nu prevede un alt termen.
  
  
• Conducerea structurii organizatorice de specialitate prezintă nota privind concluziile și propunerile cu privire la aspectele constatate în urma controlului permanent, însoțită de Raportul de control permanent și obiecțiile transmise, în urma cărora Consiliul A.S.F. poate dispune o serie de măsuri și/sau sancțiuni.

Acțiunile de control periodic sau inopinat în curs de desfășurare la data intrării în vigoare a prezentului regulament continuă în conformitate cu reglementările în vigoare la data începerii acțiunii de control.