DECLARATIE DE ANGAJAMENT PUBLIC PRIVIND SUSTENABILITATEA

Subsemnata, Hristescu Nicoleta Madalina, in calitate de reprezentant legal (avocat coordonator) al Societatii Civile de Avocati Hristescu si Asociatii, cu sediul in Bucuresti, sector 1, bd. Primaverii nr. 39, etaj 4, ap. 5, CIF RO28033911, declar prin prezenta urmatoarele:

Societatea noastra isi asuma responsabilitatea atat fata de clientii nostri, cat si fata de comunitatea in care activam si mediul inconjurator. Credem ferm ca sustenabilitatea este o valoare fundamentala care trebuie integrata in practica profesionala, in cultura organizationala si in relatiile noastre profesionale.

Societatea noastra isi asuma angajamentul ferm fata de principiile sustenabilitatii, in conformitate cu Obiectivele de Dezvoltare Durabila ale Organizatiei Natiunilor Unite, si integreaza aceste valori in activitatea sa profesionala si in procesele interne.

In acest sens:

• Ne angajam sa reducem impactul asupra mediului prin digitalizarea documentelor, utilizarea eficienta a tuturor resurselor si adoptarea unor practici ecologice in cadrul birourilor.
• Promovam responsabilitatea si echitatea sociala prin sustinerea diversitatii, incluziunii, atat in cadrul echipei noastre cat si in relatia cu comunitatea, si accesului echitabil la servicii juridice. Promovam o cultura organizationala bazata pe integritate, echitate si respect fata de lege si fata de oameni.
• Asiguram conditii de sanatate si siguranta pentru toti membrii echipei (angajati si colaboratori) si un mediu de lucru sigur, sanatos si adaptat nevoilor profesionale si personale ale colegilor nostri, respectand normele legale si bunele practici in domeniu.
• Aplicam criterii de achizitii sustenabile, colaborand cu furnizori care respecta standarde etice, sociale si de mediu, favorizând produse și servicii durabile.
• Ne implicam activ in proiecte juridice, educationale si pro bono care contribuie la dezvoltarea durabila, guvernanta responsabila si protejarea drepturilor fundamentale.

Prezenta declaratie este data spre a fi inclusa in documentatia de participare la procedura de achizitie BID avand ca obiect ”Contractarea serviciilor de publicitate mobiliara oferite de un Operator autorizat de Registrul National de Publicitate Mobiliara (RNPM)” si reflecta angajamentul real si continuu al societatii noastre fata de sustenabilitate.

POLITICA DE SANATATE SI SIGURANTA

Subscrisa SCPA Hristescu si Asociatii este in mod insemnat preocupata si isi asuma responsabilitatea de a asigura un mediu de lucru sigur, sanatos si conform cu legislatia in vigoare, pentru toti salariatii, colaboratorii si clientii nostri.

Ne angajam sa prevenim incidentele, sa protejam sanatatea fizica si psihica a salariatilor si colaboratorilor si sa promovam o cultura organizationala bazata pe respect si grija fata de oameni.

1. Scop

Aceasta politica stabileste masurile si responsabilitatile privind asigurarea unui mediu de lucru sigur si sanatos pentru toti angajatii si colaboratorii firmei.

2. Domeniu de aplicare

Se aplica tuturor persoanelor care isi desfasoara activitatea in cadrul firmei, indiferent de forma contractuala.

3. Principii directoare

• preventie activa: identificarea si evaluarea riscurilor potentiale, cu implementarea masurilor de control adecvate.
• responsabilitate comuna: implicarea conducerii si a angajatilor in mentinerea unui mediu de lucru sigur.
• formare si constientizare: instruirea periodica a personalului privind normele de sanatate si siguranta.
• monitorizare si imbunatatire continua: evaluarea constanta a conditiilor de munca si actualizarea politicii in functie de nevoile organizatiei.

4. Obiective

• asigurarea unui mediu de lucru sigur si lipsit de riscuri pentru sanatatea oamenilor.
• prevenirea accidentelor si a imbolnavirilor profesionale.
• promovarea bunastarii fizice si mentale a angajatilor.
• respectarea legislatiei nationale privind sanatatea si securitatea in munca.

4. Masuri de implementare

4.1. Evaluarea riscurilor

• Se efectueaza anual o evaluare a riscurilor pentru sanatate si securitate.
• Se identifica riscurile ergonomice, de iluminare, ventilatie si siguranta fizica.

4.2. Instruirea personalului

• Se organizeaza sesiuni de instruire privind normele de securitate si prevenirea accidentelor.
• Se ofera informatii despre utilizarea corecta a echipamentelor de birou.

4.3. Ergonomie si confort

• Se asigura mobilier ergonomic (scaune reglabile, suporturi laptop).
• Se recomanda pauze regulate pentru reducerea oboselii vizuale si musculare.

4.4. Siguranta fizica. Sanatate

• avem incheiat un contract cu un furnizor autorizat de servicii SSM
• se asigura fiecarui salariat / colaborator un abonament anual la un furnizor reputat de servicii de sanatate din Romania
• Se verifica periodic echipamentele de siguranta (stingatoare, semnalizare iesiri).
• Se mentine accesul securizat in spatiile de lucru.

• Se promoveaza un climat de lucru echilibrat, cu respect pentru timpul personal.
• Se ofera acces la resurse de sprijin psihologic, daca este necesar.

4.6. Raportare si remediere. Revizuire periodica

• Se instituie un mecanism intern de raportare a incidentelor sau riscurilor.
• Se investigheaza prompt sesizarile si se aplica masuri corective.

• Procedura se revizuieste anual sau ori de câte ori apar modificari legislative relevante.
• Se documenteaza toate actiunile intreprinse si se pastreaza evidente conforme.

5. Conformitate

Politica este aliniata cu prevederile Legii nr. 319/2006 privind securitatea si sanatatea in munca, precum si cu reglementarile europene aplicabile.

POLITICA DE GESTIONARE A RISCURILOR DE MEDIU SI DE RESPONSABILITATE SOCIALA

Subscrisa SCPA Hristescu si Asociatii recunoaste importanta integrarii principiilor de sustenabilitate si responsabilitate sociala in activitatea sa profesionala si in organizarea sa administrativa. In acest sens, suntem preocupati constant de identificarea, evaluarea si gestionarea riscurilor de mediu si a celor sociale asociate activitatii noastre, in conformitate cu standardele internationale relevante, inclusiv Obiectivele de Dezvoltare Durabila ale ONU.

1. Obiective urmarite

• Respectarea si asigurarea conformitatii cu legislatia nationala si internationala privind protectia mediului.
• Respectarea si asigurarea conformitatii cu legislatia nationala si internationala privind drepturile omului.
• Prevenirea riscurilor ecologice prin evaluari proactive si masuri de reducere a impactului negativ asupra mediului.
• Aplicarea principiului precautiei in luarea deciziilor care pot avea impact asupra mediului.
• Promovarea unui comportament responsabil fata de mediu si societate in cadrul activitatilor profesionale si administrative.

2. Domenii de aplicare

Aceasta politica se aplica tuturor salariatilor, colaboratorilor si partenerilor implicati in activitatile firmei, inclusiv in redactarea documentatiei pentru proiecte publice sau private.

3. Principii de actiune

• Minimizarea impactului asupra mediului: utilizarea eficienta a resurselor (reducerea consumului de energie, apa), reducerea consumului de hartie, gestionarea responsabila a deseurilor, promovarea digitalizarii si a solutiilor ecologice.
• Responsabilitate sociala: promovarea egalitatii de sanse, respectarea drepturilor omului, implicarea in initiative relevante ale comunitatii.
• Evaluarea riscurilor: identificarea periodica a riscurilor de mediu si a celor sociale in cadrul proiectelor si activitatilor desfasurate.
• Transparenta si conformitate: mentinerea unui cadru clar de raportare si monitorizare, in conformitate cu cerintele autoritatilor si ale partenerilor contractuali.

4. Implementare si monitorizare

• Desemnarea unui responsabil intern pentru monitorizarea aplicarii prezentei politici.
• Revizuirea periodica a politicii si actualizarea acesteia in functie de evolutiile legislative si operationale.
• Instruirea periodica a personalului cu privire la bunele practici de mediu si responsabilitate sociala.

In cadrul subscrisei, politica de risc de mediu si social este gestionata la nivelul managementului, fiind in responsabilitatea avocatului asociat care urmareste:

• Monitorizarea aplicarii politicii in cadrul activitatilor profesionale si administrative;
• Evaluarea periodica a riscurilor de mediu si sociale asociate proiectelor in care societatea noastra este implicata;
• Asigurarea conformitatii cu legislatia relevanta si cu standardele internationale, inclusiv cele privind dezvoltarea durabila;
• Raportarea interna si externa privind implementarea masurilor de prevenire si reducere a impactului asupra mediului si societatii;
• Revizuirea periodica a politicii si adaptarea acesteia la evolutiile legislative si tehnologice.

POLITICA PRIVIND ACHIZITII SUSTENABILE

Subscrisa SCPA Hristescu si Asociatii este preocupata si angajata in cumpararea de bunuri si servicii care iau in considerare impactul asupra mediului, factorii sociali si economici pe tot ciclul de viata.

Astfel, cautam constant furnizori care sa respecte criteriile de mediu, sociale si etice stabilite in aceasta politica, analizam impactul total al unui produs/serviciu de la productie si pana la eliminare cu scopul asigurarii unor achizitii care minimizeaza impactul ambiental, promoveaza responsabilitatea sociala si optimizeaza costurile pe termen lung.

1. Domeniu de aplicare

Politica se aplica tuturor achizitiilor directe si indirecte efectuate de cabinet, inclusiv echipamente IT, consumabile de birou, servicii de consultanta si mentenanta IT, servicii de tiparire si scanare, intretinerea autovehiculelor si alte cheltuieli curente. Sunt incluse achizitiile efectuate de avocati, personalul administrativ si orice colaborator contractual.

2. Principii directoare

• Conformitate legala si etica: achizitiile vor respecta legislatia nationala si reglementarile care guverneaza achizitiile publice si comertul, precum si standardele etice ale profesiei de avocat. Orice conflict de interese trebuie declarat, documentat si gestionat in conformitate cu procedurile interne.
• Prioritizarea impactului redus asupra mediului: se prefera produse si servicii cu amprenta de carbon redusa, consum redus de energie si materiale reciclabile. Se va evita achizitia de produse cu substante periculoase si ambalaje excesive.
• Raport calitate pret pe termen lung: Deciziile de achizitie vor integra costurile initiale si costurile operationale de durata, inclusiv consumul energetic, mentenanta si eliminarea finala a produselor.
• Sprijinirea furnizorilor locali si responsabili: vor fi preferati furnizorii locali sau regionali care pot demonstra practici etice de munca, conditii de munca decente si politici de mediu.

3. Principii operationale si proceduri
   • Planificare si nevoi

• Evaluarea necesitatilor reale: Inainte de orice achizitie se vor stabili in mod specific scopul, functia, frecventa utilizarii si ciclul de viata estimat al bunului sau serviciului. Aceasta fisa previne achizitiile redundante si stimuleaza reutilizarea echipamentelor existente.
• Consolidarea achizitiilor: achizitiile similare se vor centraliza pentru a beneficia de economii de scara si pentru a reduce transportul repetat. Centralizarea se face prin listarea lunara a nevoilor de consumabile si echipamente.

3.2 Criterii de selectie furnizori

• Criterii de mediu: se va solicita documentatie privind eficienta energetica, declaratii de reciclabilitate, certificari (de ex. ISO 14001) sau declaratii produse privind emisiile de carbon.
• Criterii sociale si etice: furnizorii trebuie sa confirme respectarea drepturilor angajatilor, sa nu utilizeze munca fortata sau infantila si sa ofere conditii de munca sigure. Se va solicita o declaratie scrisa pe responsabilitate sociala.
• Criterii economice: Evaluarea va include pretul, termenii de garantie, costurile de mentenanta si disponibilitatea pieselor de schimb. Se va analiza raportul cost-beneficiu pe durata de viata a produsului.
• Scorare si selectie: Pentru achizitii de valoare medie si mare se va utiliza o grila de evaluare cu punctaje pentru mediu 40%, social 20%, economic 40%. Pentru achizitii mici se pot aplica liste prescurtate de furnizori verificati.

3.3 Contractare si clauze sustenabile

• Clauze contractuale standard: contractele vor include clauze privind livrarea cu ambalaje minimizate, obligatia de a furniza documente de conformitate ambientala, obligativitatea colectarii echipamentelor electronice uzate si garantii extinse.
• Termeni de garantie si mentenanta: se vor negocia perioade de garantie adecvate si pachete de mentenanta preventive pentru echipamente critice precum laptop-uri si imprimante multifunctionale.

3.4 Monitorizare si evaluare

• Indicatori de performanta: se vor urmari indicatori precum reducerea deseurilor, economiile energetice, procentul de achizitii de la furnizori locali si costul total de proprietate.
• Audit intern: Periodic se va realiza un audit intern al achizitiilor pentru a verifica conformitatea cu politica si pentru a corecta abaterile.

4. Politici specifice pe categorii de achizitii

4.1 Echipamente IT si infrastructura

• Laptop-uri si periferice: se prefera echipamente cu eficienta energetica ridicata si posibilitate de reparatie usoara si modele cu componente modulare, garantie extinsa si programe de returnare/reconditionare oferite de producator.
• Cloud si servicii IT: furnizorul de servicii de IT contractat pentru gazduire documente in cloud va furniza date despre eficienta energetica a centrelor de date si politici de protectie a datelor. Se va incuraja utilizarea furnizorilor care folosesc energie regenerabila sau compenseaza emisiile.
• Software si licente: se prefera licentierea centralizata, modele SaaS (Software as a Service) cu termeni transparenti si politici de reciclare a datelor. Se va evalua necesitatea fiecarei licente pentru a evita supralicentierea.

4.2 Consumabile de birou

• Hartie si consumabile: hartia achizitionata va fi de provenienta controlata, preferabil reciclata sau certificata FSC. Se va promova dublu-fatetarea, reducerea imprimarilor inutile si folosirea setarilor economice la imprimanta pentru tonner.
• Tonner si cartuse: se va contracta returnarea cartuselor uzate pentru refabricare sau reciclare; se prefera cartusele cu eticheta de reciclabilitate si furnizori care ofera programe de reutilizare.
• Consumabile electronice mici: Achizitiile de scannere portabile, cabluri si accesorii se vor face dupa analiza durabilitatii si a posibilitatii de reparare.

4.3 Servicii de imprimare, copiere si scanare

• Imprimante multifunctionale: se vor prefera echipamente cu consum energetic redus, modul standby eficient si posibilitate de reparatii locale.
• Externalizare tiparire: in cazul in care este necesar sa se externalizeze tiparirea mare, se va alege un furnizor care aplica practici sustenabile, tipareste pe hartie reciclabila si ofera optiuni de livrare cu emisii reduse.

4.4 Flota auto si mobilitate

• Achizitie si utilizare a autoturismelor de serviciu: se vor promova programe de condus eficient, planificarea rutelor pentru a reduce numarul de deplasari, intretinere preventiva si monitorizare a consumului carburant pentru cele doua autoturisme ; se va favoriza achizitia de vehicule hibride sau electrice, dupa analiza costurilor totale de proprietate si a infrastructurii de incarcare disponibile.

4.5 Furnituri mobilier si amenajari

• Mobila de birou: se va achizitiona mobilier durabil, realizat din materiale certificate sau reconditionat.
• Echipamente pentru depozitare documente: se va reduce spatiul fizic al arhivei prin digitalizare continua, pastrand pe support hartie numai ceea ce este impus de legislatie; se vor prefera solutii de depozitare modulare si materiale reciclabile.

5. Gestionarea deseurilor si reciclarea

• Colectare selectiva in sediu: se va implementa colectarea separata pentru hartie, plastic, echipamente electronice si deseuri periculoase.
• Managementul echipamentelor IT uzate: Echipamentele IT uzate vor fi predate pentru reconditionare, reciclare sau valorificare prin programe certificate. Datele sensibile vor fi sterse in conformitate cu reglementarile privind protectia datelor.
• Eliminarea cartuselor toner: cartusele uzate vor fi returnate furnizorilor care au program de reciclare sau predate firmelor autorizate pentru tratare.

6. Comunicare si formare

• Informarea echipei: Toti avocatii si angajatii vor primi o prezentare a politicii si procedurilor de achizitie. Documentul va fi disponibil electronic si actualizat anual.
• Formare periodica: se vor organiza sesiuni de formare scurte privind practici de reducere a consumului de hartie, utilizare eficienta a echipamentelor si criterii de selectie sustenabile.
• Implicarea angajatilor: Se va incuraja feedback-ul de la echipa privind posibile economii si imbunatatiri in procesele de achizitie.

7. Implementare, responsabilitati si guvernanta

• Responsabilitati

• Manager administrativ: responsabil cu coordonarea procesului de achizitii, pastrarea fiselor de necesitate si contactul cu furnizorii.
• Avocat coordonator: supervizeaza aplicarea politicii si aproba achizitiile majore.
• Toti angajatii: respecta procedurile de planificare si raportare pentru achizitii.

• Flux decizional: Achizitiile sub o valoare (prag operational) de 5.000 Lei pot fi aprobate de managerul administrativ. Achizitiile de valoare mare necesita aprobare formala a avocatului coordonator si documentare detaliata.
• Revizuire si actualizare: Politica va fi revizuita periodic sau cu ocazia unor modificari legislative semnificative. Imbunatatirile vor fi implementate pe baza auditului si a feedback-ului.